É impossível registrar todas as informações em nossa mente, mesmo nas mais privilegiadas. É importante organizar a história para interpretá-la com facilidade. Deixar informações para, no futuro, permitir aos nossos sucessores conhecer a verdade dos fatos é de suma importância para a perpetuação da história e para o juízo correto dos acontecimentos. Pesquisadores analisam fragmentos de ossos de pessoas e animais, rochas e gravuras para compreender como aconteceu a evolução do planeta e das gerações, pois as informações do passado contribuem para a construção do futuro. A Igreja Católica adota o livro tombo nas diversas paróquias. De alto valor histórico, o livro tombo é tipicamente canônico-eclesial, no qual são lançados os acontecimentos históricos, atos e fatos significativos e os procedimentos administrativos de maior relevância. Depois da prensa de Gutenberg (1455), o processo de registro das informações passou a ser mais fácil, barato e rápido. Hoje, especialmente com o uso da informática, temos imensa facilidade de registrar tudo o que fazemos, mas infelizmente ainda desperdiçamos informações por desconhecer os meios que permitem facilmente registrar algo para a história que pode contribuir para o atendimento da nossa necessidade em alguns meses ou anos. Nessa semana, ao fazer a entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) de um cliente, um colaborador percebeu que deve ter havido retificação após a entrega em abril de 2014, mas não a localizava. Após alguns minutos sem saber o que fazer lembrou-se de recorrer aos registros do CTpres (Controle do Tempo e Precificação dos Serviços), software que, além de precificar os serviços também registra todas as tarefas executadas pelos colaboradores. Foi feita a filtragem das informações daquele cliente e logo descobriu quem fez a retificação, o que foi retificado e a data da entrega. Em poucos minutos e graças ao processo do “registro tombo da empresa” foi possível rastrear o ocorrido e resolver o problema. A solução de muitos dos problemas do futuro pode ser, facilmente, a lembrança do que aconteceu no passado. Informações transmitidas ou recebidas dos clientes são de suma importância para recordar a motivação de determinada decisão, por isso o registro de tudo o que fazemos diariamente de maneira organizada é vital para o bom funcionamento da empresa.
Comentários